Projekti toteutetaan monitoimijaympäristössä ja se on suunnitteluvaiheessa kulkenut nimellä Tanssi. Vakuuttamisen uudistamisen työt on jaettu kolmeen käyttöönottoon.
Vala-hankkeessa uudistetaan työeläkealan yhteiset vakuuttamisen, työnantajapalveluiden ja eläkkeenlaskennan palvelut. Arekin liiketoiminta-arkkitehti Aila Keski-Saari ja Arekin asiakkaiden näkökulmasta Eläketurvakeskuksen (ETK) kehityspäällikkö Tiina Rantalainen kertovat, miten vakuuttamisensuunnitteluosuuden tavoitteena on kehittää ja yksinkertaistaa vakuuttamiseen liittyviä prosesseja työeläkevakuuttajien ja muiden toimijoiden tarpeita huomioiden.
Projekti on edennyt nyt suunnitteluvaiheesta kohti toteutusta, ja yhteistyö Arekin ja työeläketoimijoiden välillä on ollut keskeisessä roolissa onnistuneen hankkeen varmistamisessa.
Ketterä, mutta ei oppikirjamainen
Vala-hankkeen edetessä on käynyt selväksi, että perinteinen oppikirjamainen ketteryys ei sellaisenaan sovi näin laajaan monitoimijaprojektiin. Keski-Saari kertoo, että projektien ja prosessien läpimenoajan lyhentämiseen tähtäävää ketterää toimintamallia onkin noudatettu soveltuvin osin: Arekin ketterässä mallissa ketteryys on mukautettu monitoimijaympäristöön, jossa suunnittelussa ja kehityksessä otetaan huomioon useiden eri organisaatioiden tarpeet.
”Tämä ei ole pienen ydintiimin päivittäistä yhteistyötä, vaan projektissa on mukana laajoja asiantuntijaryhmiä, jotka kokoontuvat työpajoihin viikoittain ja pitävät tiiviitä weeklyjä. Kyseessä ei ole pienen käyttöliittymän kehitys, vaan suurten järjestelmäkokonaisuuksien uudistaminen, joka vaatii isompaa osallistumista ja läpinäkyvää yhteistyötä”, Rantalainen kuvailee.
Aila Keski-Saari lisää, että projektin alkuvaiheessa kehityssyklit eivät seuranneet ketterän toimintamallin perusperiaatteita, joissa valmiit osiot siirretään nopeasti seuraavaan kehitysvaiheeseen.
”Suunnittelimme kaikki pääosuudet kerralla, jotta voimme löytää kustannustehokkaan ja toimivan ratkaisun kaikille asiakkaille ennen kuin haetaan toteutuslupaa”, Keski-Saari sanoo.
Yhteistyö tiivistyy ja vastuu kasvaa
Ratkaisevaa suunnittelun onnistumiselle on ollut hyvin sujunut yhteistyö työeläkealan toimijoiden välillä. Kehitystyön erityispiirteenä on Arekin asiakkaiden aktiivinen rooli sen edistämisessä.
”Asiakkaat ovat osallistuneet suunnitteluun tuottamalla sisältöä ja vastuuttamalla liiketoimintakokonaisuuksien suunnittelutyötä omille asiantuntijoilleen. Tämä on ollut uusi ja merkittävä tapa toimia, joka on lisännyt kaikkien sitoutumista projektiin”, Rantalainen kertoo.
Läpinäkyvyys on myös ollut yksi projektin kulmakivistä. Kaikki projektidokumentaatio, asialistat ja lopputulokset ovat olleet avoimesti kaikkien nähtävillä ja päivitettävissä, mikä on vähentänyt ristiriitoja ja edistänyt projektin hallittavuutta.
”Kun kaikki materiaali on näkyvillä, pystymme helposti ymmärtämään eri tahojen tarpeet ja sovittamaan ne yhteen. Se parantaa yhteisymmärrystä”, Keski-Saari toteaa.
Uudistus etenee kohti toteutusta
Vakuuttamisen uudistamisen ensimmäisen käyttöönoton suunnitteluvaihe on nyt saatu päätökseen, ja seuraavaksi haetaan toteutuslupaa, jotta projektissa voidaan siirtyä seuraavaan kehitysvaiheeseen eli toteutukseen.
Tammi-syyskuun aikana toteutetussa suunnitteluvaiheessa järjestettiin 45 työpajaa, joissa käsiteltiin projektin eri osa-alueita. Viikoittaiset tapaamiset työpajoissa, weeklyssä ja Tanssi-ryhmän tapaamisissa ovat olleet avainasemassa, kun projekti on edennyt vaiheittain kohti toteutusta.
”Vakuuttamisen ensimmäinen osuus, joka käsittelee muun muassa työnantajien vakuutustietoja, henkilön ansaintatietoja ja palkattomia etuuksia, on tarjonnut massiivisen työmaan. Suunnitteluvaiheessa olemme tuottaneet yhteensä 30 laajempaa kehityskokonaisuutta ja 95 ominaisuutta, mikä kuvastaa projektin laajuutta”, Keski-Saari kuvailee.
Arek ja sen asiakkaat ovat sitoutuneet siihen, että tulevat vaiheet etenevät joustavasti ja tehokkaasti.
”Seuraavaksi siirrymme toteutukseen, ja toimittajat tulevat kilpailutuksen myötä mukaan toteutustyöhön vuoden vaihteen jälkeen. Tavoitteena on viedä Tanssi-projekti maaliin yhdessä asiakkaiden ja toimittajien kanssa, tiivistä yhteistyötä jatkaen”, Keski-Saari ja Rantalainen kertovat toisiaan täydentäen.
Vala-hanke sujuu kuin tanssi – uudet työtavat kartuttavat oppeja tulevaan
Yksi Vala-hankkeen menestyksen avaintekijöistä on ollut ryhmän saumaton yhteistyö. Aila Keski-Saari ja Tiina Rantalainen korostavat ryhmän roolia, jossa asiantuntemus ja pitkä kokemus ovat auttaneet selviämään projektin haasteista. Vaikka aikataulut ja työtavat ovat matkan varrella vaatineet uudelleenjärjestelyä, ryhmä on aina mukautunut tilanteeseen ja vienyt projektia eteenpäin hyvää ilmapiiriä ylläpitäen.
Tulevaisuudessa Vala-hankkeen seuraavat vaiheet tulevat perustumaan jo saavutettuihin oppeihin. Ryhmä on kehittänyt jatkuvasti työtapoja, ja nämä opit auttavat seuraavien osioiden suunnittelussa ja toteutuksessa.
”On ollut arvokasta nähdä, kuinka tekeminen kehittyy ja oppia karttuu käytännön kautta. Tämä on varmasti vahvuutemme myös seuraavien käyttöönottojen suunnitteluissa ja tulevaisuuden hankkeissa”, Keski-Saari summaa.
Projektin edetessä yhteistyö ja avoin vuorovaikutus ovat avainasemassa. Arek ja sen asiakkaat jatkavat sitoutumistaan kohti yhteistä päämäärää – kustannustehokasta, läpinäkyvää ja toimivaa työeläkejärjestelmää, joka palvelee eläkealan toimijoita ja lopulta myös kaikkia suomalaisia.