Työeläkealan yhteisten palveluiden kehittäminen on laaja kokonaisuus. Jotta kaikki osapuolet pystyvät vetämään yhtä köyttä, tarvitaan selvä suunta. Yhteisen tavoitetilan löytämiseen haettiin näkemystä vuosina 2015–2016 Tulevisio-projektilla ja sen lopputuotosten perusteella muodostettiin ensimmäinen versio Tulevision tiekartasta.
Tulevision tiekartta on työeläkealan yhteisen tekemisen näkymä ja vuosittain kehittyvä suunnitelma yhteiseen kehittämiseen. Tiekartan avulla kuvataan työeläkelan yhteistä kehittämistä ylätasolla.
Tiekartta on vuosittaisen tarkastelun kohteena toimialan yhteisissä työryhmissä. Hyväksytyn tiekartan pohjalta eri kehitysaihiot lähtevät tarkempaan suunnitteluun ja lopulta tilauksista päättää Arekin asiakkaista koostuva asiakasryhmä.
Yhteinen näkemys on tärkeä, sanoo Arekin IT-johtaja Carita Broms-Paulasuo.
”Keskeinen tavoite on yhteinen näkemys ja yhteinen suunta sekä halu tehdä yhteistyötä. Nämä ovat yhteisiä palveluita, jotka on monella tavalla tehokkaampaa tehdä vain kertaalleen, yhteisen suunnan mukaisesti”, hän korostaa.
Tulevision prosessi
Tulevision tiekartan omistaja on Eläkevakuutuksen yhteisten palveluiden ohjausryhmä EPO, jonka jäseninä ovat työeläkelaitokset, Eläketurvakeskus ja Työeläkevakuuttajat TELA ry. EPO vastaa yhteisten palveluiden osalta toimialan visiosta ja Tulevision tiekartasta, sekä linjaa ja priorisoi tulevaa yhteisten palveluiden kehittämistä strategisella tasolla liiketoiminnallisista lähtökohdista.
“Arekin rooli yhteisten palveluiden toteuttamisessa ja ylläpitämisessä on keskeinen. Arekin vastuulla on muun muassa se, että arkkitehtuuri- ja teknologiaratkaisut ovat oikeanlaisia ja että tehdyt ohjelmistoratkaisut ovat tehokkaita. Arekin vastuulla on nostaa esiin arkkitehtuurista tai teknologiasta aiheutuvia huomioita tiekartalle”, Broms-Paulasuo kertoo.
Vuosittaisen tarkastelun yhteydessä Arek viimeistelee ja julkaisee EPO:n hyväksymän version tiekartasta.
Vanhasta pitää uskaltaa luopua
Minkälaisia asioita Tulevision tiekartalle sitten nostetaan? Yhden kokonaisuuden muodostavat lakimuutokset ja liiketoiminnalliset kehitystyöt, joita eläkeyhtiöt ja ETK nostavat esille.
Yksi tällainen on syksyllä 2023 liikkeelle laitettu eläkeuudistus, joka oli hallitusohjelmassa ja jonka määräaika oli kuluvan vuoden tammikuussa. Eläkeuudistus oli huomioitu Tulevision tiekartassa vuosille 2025 ja 2026, mutta sillä ei lopulta ollut vaikutusta toimialan yhteisiin palveluihin.
”Se on hyvä esimerkki lakimuutoksesta, joka tiekartalla huomiotiin, vaikka tällä kertaa se ei aiheuttanutkaan töitä toimialan yhteisiin palveluihin”, Carita Broms-Paulasuo pohtii.
Tulevision tiekartalle nostetaan myös teknisiä kehitystöitä, joiden suhteen Arekilla on suurempi rooli. Teknologiat vanhenevat vuosien saatossa, ja aika ajoin yhtiön tehtävänä on nostaa esille kehityskohteita, joita pitää lähteä uudistamaan.
Esimerkkeinä tällaisista kohteista Broms-Paulasuo mainitsee käyttöliittymäteknologiat, joiden osalta on pitänyt tehdä viime vuosina selviä päätöksiä: lähdetäänkö tekemään laajoja päivityksiä vai siirrytäänkö kokonaan uuteen teknologiaan? Arekin suosituksesta vanhentuneista teknologioista on päättäväisesti luovuttu.
Perusjärjestelmien modernisointia
Arek perustettiin vuonna 2003 rakentamaan ensin ansaintarekisteri ja sitten muita yhteisiä työeläkealan järjestelmiä.
” Yhteiset järjestelmät ovat jo parikymmentä vuotta vanhoja. Niitä täytyy lähteä uudistamaan, jotta digitalisaatio pystyy etenemään voimakkaasti kaikilla asiakkuuksilla”, Broms-Paulasuo kuvailee.
Tulevision tiekartalle tuli Vala-hanke, joka on työeläkealan merkittävin järjestelmäuudistus. Yhteisten järjestelmien keskeisiä tehtäviä ovat vakuuttamiseen liittyvät toiminnot ja eläkkeen laskenta. Meneillään olevassa Vala-hankkeessa molemmat uudistetaan.
Kymmenen vuoden näkymä
Tulevisio vaikuttaa Broms-Paulasuon mukaan voimakkaasti ohjaamalla Arekin kehittämisen suuntaa.
”Meidän toimintamme ytimessä on toimintavarma ja häiriötön tuotanto sekä onnistuneet projektit ja hankkeet. Vaikkapa nyt perusjärjestelmäuudistuksen, eli Vala-hankkeen kohdalla Tulevision tiekartta on ehdoton edellytys laajan kokonaisuuden hallitulle edistämiselle yhdessä muiden merkittävien kehitystöiden rinnalla. ”
Yhdelle aikajanalle hahmoteltu yhteinen näkemys auttaa havainnollistamaan mitä ja milloin ollaan tekemässä. Eniten tiekartta ohjaa kuluvaa ja seuraavaa vuotta, mutta siinä on myös pidempi 10 vuoden ulottuvuus.
Tämä mahdollistaa tekemisen riittävän jaksottamisen: kehittämisessä voidaan keskittyä siihen mikä on juuri nyt ajankohtaista, ja samalla nähdään tulevaisuuteen, mihin asioihin voidaan palata myöhemmin.
”Kyllä meillä alkaa olla ensi vuoden suunnitelmat hyvin selvät: me tiedämme Arekilla aika tarkkaan mitä tehdään jopa seuraavan viiden vuoden aikana”, hän arvioi.
Asiakkaidenkin kannalta Tulevision tiekartasta on merkittävä hyöty, Broms-Paulasuo muistuttaa. Suurilla linjoilla on aina seurannaisvaikutuksia asiakkaiden omiin järjestelmiin.
Lopulta suurin Tulevision mahdollistama hyöty tulee hänen mukaansa selkeydestä.
”Tulevision tiekartta on tavallaan helikopterinäkymä, joka antaa selkeät suuntaviivat. On hirveän paljon helpompi keskustella asioista, kun on yhteinen näkemys siitä, mitä ja milloin tehdään, ja missä järjestyksessä. Toki sitä järjestystä pitää tarpeen tullen muuttaa, kun maailma ympärillä muuttuu”, hän päättää.
